Erstellung von PDF-Druckvorlagen

Was ist PDF?

Das PDF-Format (Portable Document File) ist ein Dateiformat, mit dem es möglich ist, Text- und Grafikdateien unabhängig von dem verwendeten Programm und Computer zu speichern und zu öffnen. Damit eignet sich dieses Format besonders gut, um Texte und Grafiken von einem Computer zum anderen zu transportieren (insbesondere auch vom Computer zu einem Druckereisystem), ohne dass sich das Aussehen bzw. die Formatierung ändert.

• Wie wird eine PDF-Druckvorlage erstellt?
• Was wird zur Erstellung einer PDF-Datei benötigt?
• Warum ist die Druckqualität einer PDF-Datei höher?
• Verfahrensweise zur Erstellung einer PDF-Datei mit „Adobe™ Acrobat™ Pro“

Wie wird eine PDF-Druckvorlage im PDF erstellt?

Um eine PDF-Datei anzufertigen, können Sie ein Manuskript verwenden, das in einem normalen Textverarbeitungsprogramm (z. B. Microsoft™ Word, OpenOffice) erstellt worden ist. Der Vorgang der PDF-Erstellung gleicht dem Ausdrucken eines Manuskripts auf einem herkömmlichen Drucker. Nur wird kein Papierausdruck, sondern eine Datei erzeugt.

Was wird zur Erstellung einer PDF-Datei benötigt?

Sie benötigen eine PDF-Software, die die Erstellung einer PDF-Datei aus Ihrer Manuskript-Datei ermöglicht. Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf das Programm Adobe™ Acrobat™ Pro, mit dem wir die besten Erfahrungen gemacht haben. Wenn Sie ein anderes Konvertierungsprogramm verwenden, können einzelne Einstellungen abweichen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir nicht für alle auf dem Markt befindlichen PDF-Programme eine Anleitung zur Verfügung stellen können. Vor allem bei einigen Freeware-Programmen fehlen manchmal wichtige Einstellungsoptionen.

Warum ist die Druckqualität einer PDF-Datei höher?

Eine Papiervorlage wird von der Druckerei eingescannt und digitalisiert. Aus der entstandenen Datei wird das Buch gedruckt. Dieses Verfahren bringt bei normaler Schrift akzeptable Ergebnisse. Allerdings wird die Qualität von Abbildungen und Graustufen durch den Scanvorgang stark gemindert. Der Schritt des Einscannens/Digitalisierens entfällt bei einer Drucklegung von einer PDF-Datei. Qualitätsverluste durch das Scannen können daher nicht auftreten.

Verfahrensweise zur Erstellung einer PDF-Datei mit „Adobe™ Acrobat™ Pro“

Sie können die folgende Anleitung auch downloaden (11 MB).

Um eine PDF-Druckvorlage aus Ihrem Dokument zu erstellen, sind zwei Schritte notwendig:

1. Auswahl und Einrichten des „Adobe-PDF“-Druckertreibers.

2. „Druck“ mit „Adobe-PDF“ zur Erstellung einer PDF-Datei.

Da sich bei einem Druckerwechsel Formatierungen (v. a. Zeilen- und Seitenumbrüche) verschieben können, sollten Sie erst nach der Konfiguration und Auswahl von „Adobe-PDF“ (Schritt A) mit der Überarbeitung Ihrer Arbeit beginnen. Bei der Formatierung Ihrer Druckvorlage beachten Sie bitte unsere Hinweise zur Formatierung. Legen Sie alle Grafiken gut kontrastiert in schwarz-weiß bzw. Graustufen an (mit einem Schwarzanteil von mindestens 10 %); zur Füllung von Grafiken verwenden Sie statt Rasterungen bitte flächige Graustufen. Sobald Sie alle notwendigen Änderungen an Ihrem Dokument vorgenommen haben, können Sie eine PDF-Datei aus Ihrer Arbeit erstellen (Schritt B).

Lesen Sie im Folgenden eine ausführliche Beschreibung zu folgenden Themen

A • Auswahl und Einrichten von „Adobe-PDF“ als Drucker

B • Erstellen der PDF-Datei

C • Verwenden von „Joboptions“

D • Die wichtigsten PDF-Einstellungen in der Übersicht

A - Auswahl und Einrichten von „Adobe-PDF“ als Drucker

Um den „Adobe-PDF“ zu konfigurieren und ihn als aktiven Drucker für Ihr Dokument zu wählen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihr Dokument mit dem dazugehörigen Programm (z. B. Microsoft™ Word o. Ä.).

2. Wählen Sie die Funktion „Drucken“ des Programms.

3. In dem nun erscheinenden Fenster (s. Abbildung) wählen Sie bitte als Drucker „Adobe-PDF“.

4. Klicken Sie auf „Eigenschaften“ oder die entsprechende Befehls-/Funktionstaste, um die Einstellungen des Druckers bzw. Druckertreibers ändern zu können. Sie haben nun die Möglichkeit, verschiedene Aspekte des Adobe Druckertreibers zu verändern. Bitte nehmen Sie die folgenden Änderungen vor:

5. Wählen Sie auf der Registerkarte „Papier/Qualität“ zunächst „Schwarzweiß“ aus.

6. Wechseln Sie zu der Registerkarte „Adobe-PDF-Einstellungen“.

7. Deaktivieren Sie die Option „Nur Systemschriften verwenden, keine Dokumentenschriften“ (in älteren Versionen heißt dies „Schriften nicht an Adobe PDF senden“). Die anderen Optionen können in der Standardeinstellung belassen werden.
Bitte beachten Sie: Da Ihre PDF-Datei im Verlag bearbeitet wird, wählen Sie bitte keine Sicherheitsoptionen aus.

8. a) Für die PDF-Erstellung sind noch einige weitere Einstellungen erforderlich. Diese Einstellungen können in einer sogenannten „Joboptions“-Datei zusammengefasst werden. Eine solche Datei finden Sie unter unseren Autoren-Downloads. In diesem Fall können Sie die Schritte 9 bis 12 überspringen. Wie Sie die „Joboptions“-Datei verwenden, können Sie im Abschnitt C lesen.

8. b) Verwenden Sie die „Joboptions“ nicht, so klicken Sie bei Standardeinstellungen auf „Bearbeiten“, um zu den „Adobe-PDF“-Einstellungen zu gelangen. Prüfen Sie, ob unter dem Menüpunkt „Allgemein“ die Standardeinstellungen einer Auflösung von 600 dpi und eines Seitenformats von 210 x 297 mm (DIN A4) gegeben sind.

Nehmen Sie dann die Einstellungen der folgenden Punkte 9 bis 12 vor:

9. Diesen Punkt können Sie überspringen, falls Ihre Druckvorlage keine Grafiken oder Abbildungen beinhaltet:
Klicken Sie auf den Menüpunkt „Bilder“. Es öffnet sich untenstehendes Fenster. Setzen Sie die Optionen für „Neuberechnung“ und „Komprimierung“ überall auf „Aus“.

10. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Schriften“. Aktivieren Sie die Option „Alle Schriften einbetten“. Vergewissern Sie sich, dass unter „Nie einbetten“ keine Schriften aufgelistet sind, die Sie in Ihrem Manuskript verwendet haben, auch nicht spezielle Zeichensätze wie Symbol. Am besten löschen Sie alle Schriften in diesem Kasten.
Belassen Sie alle anderen Einstellungen in Ihrer Standardeinstellung.

11. Belassen Sie die Einstellungen in den anderen Menüpunkten in ihrer Standardeinstellung.

12. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit „OK“ oder speichern Sie sie in einer eigenen „Joboptions“-Datei (über „Speichern unter ...“).

13. Beenden Sie den Dialog „Einstellungen“ mit einem Klick auf „OK“, um die Änderungen für „Adobe PDF“ zu speichern und zum Druck-Fenster zurückzukehren.

14. Um die Konfiguration und Auswahl des PDF-Programms abzuschließen, klicken Sie im Druck-Fenster auf „Schließen“, „Übernehmen“, geben Sie aber noch keinen Druckauftrag (nicht „OK“, "Drucken“ o. Ä. auswählen).

"Adobe PDF" ist jetzt der aktuelle Drucker für Ihr Dokument. Sie können nun die notwendigen Änderungen an Ihrer Arbeit vornehmen. Prüfen Sie insbesondere die Position der Seiten- und Zeilenumbrüche auf Richtigkeit.

B - Erstellen der PDF-Datei

Sobald Sie die Überarbeitung Ihres Dokuments abgeschlossen haben, können Sie eine PDF-Datei erstellen. Um eine PDF-Datei aus Ihrer Arbeit zu machen, sind nur wenige Schritte notwendig. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Funktion „Drucken“ Ihres Textverarbeitungs-Programms.

2. Im Druck-Dialogfenster klicken Sie auf „OK“, um die PDF-Erstellung zu beginnen.

3. „Adobe PDF“ gibt ein Datei-Dialogfenster aus. Geben sie der PDF-Datei einen eindeutigen Namen (z. B. Autorname und Datum o. Ä.).

4. Sehen Sie sich nun Ihre PDF-Druckvorlage kritisch durch. Insbesondere auf die richtige Position von Seiten- und Zeilenumbrüchen und die Wiedergabe von Abbildungen bzw. Grafiken sowie von Sonderzeichen sollten Sie achten.

C - Verwendung von „Joboptions“

Einen Teil der Einstellungen, die Sie in Teil A vorzunehmen hatten, können Sie in Form einer speziellen Datei an Ihren „Adobe PDF“ übergeben. Diese Datei (mit dem Dateinamen „VDK.joboptions“) erhalten Sie auf unserer Website unter den Downloads für Autoren. Um die Datei einsetzen zu können, muss sie in ein bestimmtes Dateiverzeichnis abgelegt werden:

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer.

2. Öffnen Sie das Verzeichnis „Dokumente und Einstellungen/All Users/Gemeinsame Dokumente/Adobe PDF 6.0/Settings“. Je nach Betriebssystems- und Programmversion kann dieses Verzeichnis auch etwas anders heißen.

Falls Sie das Verzeichnis nicht auffinden können, probieren Sie Folgendes:

3. Kopieren Sie die heruntergeladene „Joboptions“-Datei „VDK.joboptions“ in das Verzeichnis.

4. Im „Adobe PDF“ steht nun eine Einstellungsdatei „VDK.joboptions“ zur Verfügung (siehe 8.a).

D - Die wichstigsten PDF-Einstellungen in der Übersicht

Falls Sie nicht Adobe™ Acrobat™ Pro verwenden, sondern ein anderes PDF-Konvertierungsprogramm, achten Sie bitte auf die folgenden Einstellungen:

Die drei wichtigsten PDF-Einstellungen

1. Schriftfarbe Schwarz

2. Alle Schriften einbetten

3. Komprimierung ausschalten (bei Bildern/Grafiken)

Schriftfarbe Schwarz: Die Schrift sollte im Graustufenmodus 100 % schwarz angelegt sein. (Im Farbmodus angelegte Schrift ist effektiv nicht schwarz, sondern dunkelgrau. Da im Digitaldruck Grau als Rasterung von Schwarz und Weiß wiedergegeben wird, erscheint graue Schrift immer etwas unscharf.) Damit die Schrift ganz klar gedruckt werden kann, wählen Sie für die Erstellung Ihrer Datei deshalb die Option „Schwarzweiß“ aus.

Alle Schriften einbetten: Damit eine PDF-Datei von uns problemlos weiterverarbeitet und fehlerfrei gedruckt werden kann, betten Sie bitte alle Schriften ein. (Das bedeutet, dass die Schrifteninformationen zu den verwendeten Fonts mit der Datei mitgeliefert werden und alle Zeichen und Sonderzeichen an jedem Rechner gelesen und dargestellt werden können.) Bitte aktivieren Sie deshalb bei der PDF-Konvertierung die Option „Alle Schriften einbetten“.

Komprimierung ausschalten: Wenn Ihre Arbeit Bilder oder Grafiken enthält, sollte die Auflösung mindestens 300 dpi betragen, damit sie scharf und ungerastert wiedergegeben werden können. Damit diese Auflösung bei der PDF-Erstellung nicht herabgesetzt wird, achten Sie bitte bei der PDF-Konvertierung darauf, die Komprimierung vollständig auszuschalten.

Sollten Sie Fragen, Wünsche oder Kritik haben, steht Ihnen das Verlagsteam selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.